L'esperienza insegna che il copia - incolla dei documenti Word all'interno di un documento finale, comporta sempre dei problemi; la soluzione è un approccio diverso, ma quale ?

L'esperienza insegna che il copia - incolla dei documenti all'interno di un documento finale, comporta sempre dei problemi, perché in ogni documento copiato ci sono impostazioni non visibili ma definite dal computer (font, margini, driver di stampante relativi al computer del creatore iniziale del documento) che potrebbero inficiare il "collage" per la creazione del documento finale; bisogna approcciarsi al problema seguendo un'altra via...

Una via, è quella di "pulire" il documento iniziale di tutte le formattazioni ed impostazioni tipografiche, usando un editor basico come, per esempio, editor di testo che mette a disposizione Microsoft nel suo sistema operativo: Wordpad. Copiare all'interno di Wordpad con il copia-incolla il testo e salvarlo in RTF (rich text format). Aprirlo, eseguire nuovamente un copia-incolla nel documento definitivo.

L'altra via è più radicale, e cioè redigere il documento utilizzando la logica di lavorare insieme su quel documento (cooperative working), redigendo così un documento unico dove ogni addetto dell'ufficio inserisce la sua parte: il sistema deve comunque tenere conto "di chi ha fatto cosa", e permettere la possibilità di effettuare un roll-back, cioè di portare il documento in corso di redazione prima dell'ultima modifica apportata (se questa non va bene).

Inoltre, è necessario che i vari collaboratori possano, in tempo reale, effettuare uno scambio di opinioni e/o di commenti sul documento in corso di redazione; sia per una sana condivisione di idee, che per comporre un documento in cui tutti i partecipanti siano consapevoli del contenuto.

Una soluzione gratuita che potrebbe venire in aiuto ad una tale esigenza è quella proposta da Google Docs, infatti con la Version History, Google Docs tiene traccia delle versioni del documento; consente lo scambio di opinioni o di commenti con la Chats, e permette di ripristinare versioni precedenti (il c.d. roll-back).

Pertanto, per utilizzare questo utile metodo di condivisione con i colleghi di diversi uffici senza dover fare copia/incolla dai diversi documenti, procedere con la:

1. Creazione del Documento: Si inizia creando un nuovo documento su Google Docs
   

2. Condivisione del Documento: Una volta creato il documento, condividilo con i tuoi colleghi di lavoro. Puoi farlo invitandoli direttamente tramite i loro indirizzi email o generando un link condivisibile.

3. Collaborazione in Tempo Reale: Tutti i membri del team possono accedere al documento contemporaneamente e collaborare in tempo reale. Possono scrivere, modificare e commentare direttamente nel documento.

4. Revisione e Commenti: Utilizza la funzione di commento di Google Docs per discutere delle varie sezioni del documento e per fare suggerimenti. Puoi anche attivare la modalità "Revisioni" per tracciare tutte le modifiche apportate al documento.

5. Strutturazione del Documento: Organizza il documento in sezioni e assegna a ciascun membro del team le sezioni pertinenti in cui lavorare. In questo modo, ogni persona può concentrarsi su una parte specifica del documento.

6. Revisione Finale: Prima di completare il documento, assicuratevi di fare una revisione finale per garantire che tutto sia in ordine e coerente.

7. Esportazione del documento: esporta il documento nel formato finale, generalmente PDF, prima della stampa.

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