TrovatoDoc è una Knowledge Base distribuita, autoalimentata e governata per l’AI aziendale
Cercare non è facile. Trovare sì!
Nel mondo aziendale moderno le informazioni sono ovunque: file sul desktop, cartelle condivise, sistemi legacy, archivi di progetto e, ormai, interfacce di intelligenza artificiale. Questa dispersione rende difficile trovare, aggiornare e sfruttare al meglio la conoscenza accumulata. DocuChat, commercializzato come TrovatoDoc, nasce per risolvere questo problema, convertendo i documenti distribuiti in una Knowledge Base (KB) aggiornata, ricercabile e governata, pronta a supportare sia le persone che i sistemi di IA.
1. Cos’è DocuChat (TrovatoDoc)?
TrovatoDoc è una piattaforma SaaS che:
Acquisisce in modo autorizzato tutti i documenti presenti nelle aree operative dell’organizzazione.
Normalizza e indicizza i contenuti per una ricerca semantica avanzata.
Applica regole di governance (classificazione, pertinenza, autorizzazioni) prima che le informazioni vengano rese disponibili.
Metta a disposizione un’interfaccia di domande‑e‑risposte in linguaggio naturale, ideale per utenti, chatbot e sistemi AI.
In sostanza, la soluzione converte la “foresta di file” in una biblioteca digitale intelligente, dove ogni pezzo di conoscenza è sempre aggiornato e controllato.
2. La Proposta di Valore
Cosa permette di fare | Perché è importante |
Trovare rapidamente le informazioni | Riduce i tempi di ricerca da minuti/ore a pochi secondi. |
Interrogare i documenti in linguaggio naturale | Non serve conoscere esattamente le parole‑chiave o le strutture dei file. |
Mantenere la KB sempre aggiornata | Le modifiche ai documenti si riflettono automaticamente nella base di conoscenza. |
Eliminare duplicati e contenuti obsoleti | Evita confusione e errori dovuti a versioni non più valide. |
Controllare chi può usare cosa | Garanzia di compliance, privacy e sicurezza dei dati. |
Esempio praticoUn responsabile di produzione ha bisogno della procedura di “avvio macchina”. Prima doveva aprire il drive di rete, navigare tra più cartelle e confrontare versioni. Con TrovatoDoc digita semplicemente “Come avvio la macchina tipo X?” e riceve la procedura più recente, evidenziata con il link al documento originale e le eventuali note di revisione.
3. Come Funziona TrovatoDoc?
Acquisizione autorizzata
L’amministratore definisce le cartelle/file system da monitorare.
Nessun dato viene prelevato al di fuori delle aree consentite.
Aggiornamento automatico
Il motore rileva nuovi file o modifiche ai documenti esistenti.
Non è più necessario caricare manualmente i contenuti.
Governance preventiva
Regole di classificazione (es. “Procedura”, “Policy”, “Report”).
Controlli di pertinenza e autorizzazione prima dell’indicizzazione.
Elaborazione e indicizzazione
Normalizzazione del formato (PDF, DOCX, ecc.).
Anonimizzazione dei dati sensibili, se richiesto.
Indicizzazione semantica basata su modelli NLP avanzati.
Ricerca e utilizzo
Interfaccia di chat (DocuChat) per integrazioni.
Risposte contestualizzate con riferimento alle fonti originali.
Supporto a chatbot interni e a soluzioni di AI generativa.
Scenario aziendaleIl dipartimento legale vuole verificare se esiste una clausola specifica in tutti i contratti di fornitura. Con una semplice domanda, la piattaforma restituisce i contratti rilevanti, evidenziando le sezioni dove la clausola appare, evitando così ore di lettura manuale.
4. I Principali Vantaggi
Informazioni sempre aggiornateLa KB si alimenta in tempo reale con ogni nuovo documento o modifica.
Ricerca più veloce e intelligenteLa ricerca per significato (semantic search) elimina la dipendenza da parole‑chiave.
Controllo totale sulla governanceLe regole di classificazione, autorizzazione e verifica vengono applicate prima della pubblicazione.
Riduzione dei rischiLimita l’uso accidentale di contenuti non autorizzati, obsoleti o non pertinenti.
AI più affidabileChatbot e modelli generativi accedono solo a contenuti verificati, riducendo “hallucinations”.
Supporto alle decisioniDirigenti e manager trovano in pochi click le informazioni operative, strategiche o normative di cui hanno bisogno.
5. A Chi è Rivolta TrovatoDoc?
Profilo | Messaggio chiave |
Responsabili IT e Sistemi Informativi | “Rendi la conoscenza aziendale più accessibile senza perdere il controllo sui dati.” |
Responsabili della Transizione Digitale e Innovazione | “Introduci l’AI partendo da una base documentale aggiornata e governata.” |
Dirigenti e Responsabili di Settore | “Trova rapidamente procedure, documenti e informazioni operative.” |
Responsabili Privacy, Trasparenza e Compliance | “Controlla quali informazioni possono essere utilizzate e da chi.” |
In sostanza, la piattaforma è utile a chiunque abbia la responsabilità di gestire, proteggere e sfruttare l’enorme massa di contenuti aziendali.
6. Modello di Business
6.1 Offerta SaaS + Servizi Professionali
Servizi iniziali | Cosa includono |
Analisi del patrimonio documentale | Mappatura dei file, identificazione di fonti critiche |
Configurazione della piattaforma | Installazione dei client, definizione aree autorizzate |
Definizione di ruoli e permessi | Policy di accesso, governance e classificazione |
Indicizzazione iniziale | Caricamento e indicizzazione dei documenti esistenti |
Formazione degli utenti | Workshop pratici e guide operative |
6.2 Canone Ricorrente
Il canone mensile/annuale può variare in base a:
Numero di utenti o postazioni attive.
Volume di documenti trattati (GB o numero di file).
Funzionalità di governance (classificazione avanzata, anonimizzazione, ecc.).
Supporto e assistenza (SLAs, help‑desk dedicato).
Integrazioni con altri sistemi (ERP, CRM, piattaforme AI).
7. Conclusioni: Perché Scegliere TrovatoDoc oggi?
Nel panorama attuale, l’informazione è il nuovo capitale, ma il suo valore dipende dalla capacità di trovarla, fidarsi di essa e distribuirla rapidamente. TrovatoDoc trasforma un caos documentale in una risorsa strategica, garantendo:
Rapidità – Risposte in pochi secondi grazie alla ricerca semantica.
Affidabilità – Governance preventiva che elimina dati errati o non autorizzati.
Scalabilità – Modello SaaS che cresce con l’organizzazione senza oneri infrastrutturali.
Allineamento con l’AI – Una KB pronta per alimentare chatbot, assistenti virtuali e sistemi di analytics avanzati.
Call to ActionVuoi vedere come la tua azienda può ridurre i tempi di ricerca del 70 % e rendere l’AI più sicura? Prenota una demo gratuita di TrovatoDoc e scopri il valore immediato di una Knowledge Base governata.
Nota: il nome DocuChat è il front‑end conversazionale di TrovatoDoc, la piattaforma di gestione della Knowledge Base. Entrambi lavorano in sinergia per trasformare la documentazione sparsa in un vero motore di conoscenza aziendale.
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